We helpen u graag verder

Het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS) is een online applicatie waarmee gemeenten hun opvanglocaties, bewoners en dagelijkse werkzaamheden beheren. Van bewonersregistratie en beschikbare opvangplekken tot rapportages en samenwerking tussen medewerkers. VVS vervangt Excel-lijsten en mappen op de gedeelde schijf door één veilige applicatie. JAM-IT is ontwikkelaar en eigenaar van VVS.

VVS is gemaakt voor gemeenten en opvanglocaties: voor locatiemanagers, beleidsmedewerkers en coördinatoren die willen weten wat er rond een bewoner speelt, waar nog een bed vrij is en wanneer de SPUK-rapportage klaar moet zijn. U kunt filteren op soort opvang, zoals OEK, COA en AMV.

U neemt een gemeente-abonnement op maat. We maken een transparante offerte op basis van uw aantal opvanglocaties, gebruikers en gewenste koppelingen. Er zijn geen verborgen kosten voor onderhoud, support of updates. Implementatie, inrichting, training van uw team en de aansluiting bij de IBD met een jaarlijkse pentest zijn inbegrepen.

Ja. De import van uw bestaande Excel-lijsten en de inrichting van uw locaties zijn inbegrepen, en we begeleiden u bij de data-import. Andersom kunt u alle overzichten naar Excel exporteren.

VVS is ISO 27001-gecertificeerd, AVG-compliant en wordt jaarlijks onafhankelijk getest met een pentest. Medewerkers loggen in via Microsoft Entra ID met het beveiligingsbeleid van uw gemeente, inclusief 2FA. We werken met de VNG-verwerkersovereenkomst, voldoen aan de GIBIT-voorwaarden en zijn aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). Elke wijziging en elke export wordt vastgelegd met gebruiker en tijdstip.

De gemeente is verantwoordelijk voor de gegevens van bewoners in VVS en JAM-IT is verwerker. Dat is geregeld in de verwerkersovereenkomst met de gemeente.

Ja. VVS genereert SPUK-rapportages automatisch uit uw actuele bewoners- en kamerdata, zonder handmatige Excel-berekeningen. U kunt filteren per soort opvang (OEK, COA, AMV) en de gegevens exporteren of via een koppeling ophalen.

Ja. U ziet realtime de beschikbare plekken bij buurgemeenten en coördineert de plaatsing van statushouders en alleenstaanden over de regio in één centrale werkomgeving. De toegang is per gemeente op rollen ingericht, met een volledig audit-log en uitwisseling volgens AVG en IBD.

Ja. Uw eigen intake-checklists, waarschuwingsformulieren en vragenlijsten stelt u zelf samen met drag-and-drop, zonder programmeur. Ook kunt u een bord maken met uw eigen stappen, bijvoorbeeld voor registratie of aanmeldingen. Rollen stelt u per medewerker en per locatie in, en modules zoals de QR-pasjes zijn per gemeente in of uit te schakelen.

Ondersteuning, updates en monitoring zijn inbegrepen in het abonnement. U kunt issues melden en opvolgen in de supportdesk of mailen naar support@vluchtelingenvolgsysteem.nl, en ons bellen voor urgente vragen. We zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur en reageren binnen 24 uur.

Via het contactformulier. We nemen binnen 24 uur contact met u op en laten in een online demo zien hoe VVS werkt met uw eigen locaties, kamers en werkwijze. Daarna ontvangt u een offerte met de verwerkersovereenkomst, het ISO-certificaat en de voorwaarden, zodat u het intern kunt voorleggen.